编者按：随着整体经济形势的深入变化，企业的生存与发展将面临越来越大的压力和挑战，将两大“独门利剑”进行精细化管理是我们的独特竞争优势。今年，从组织架构、岗位职责、流程模板三个要素出发，我们不断探索“精细化”，促进实现动作习惯精细化，创造出了许多高效动作。下面，让我们一起走进发生在沃华医药全面提升精细化管理水平的真实故事……
强管理 组织架构不断精细化
7月3日，公司发布“关于成立‘工厂精细化管理领导小组’的决定”，这是继集团2016年成立医保基药目录工作小组之后的第二个工作小组，也是为了最大力度推动精细化管理的迅速提升。7月13日，公司发布“关于沃华医药成立ADR管理部门的决定”，决定设立不良反应监测办公室（简称ADR办公室），独立于质量管理部门，开展公司药物警戒管理工作，切实履行药品上市许可持有人不良反应报告主体责任。7月20日、27日，集团分别发布了对组织架构进一步精细化的决定及相关人员任命，按国际通行的现代企业管理模式，对组织架构、岗位职责、会议和决策机制进一步精细化，为实现全方位跨越式发展提供了有利的组织保障。
自去年开始，对组织架构的精细化就已经开始：三大事业群的设立、有效动作会的强化、董事会办公室增设内设机构、公司储运部的设立等，一系列动作都在为“精细化管理”打下坚实的组织架构的基础保障。彼得•德鲁克曾经说过：“不存在完全正确的组织结构，而我们的任务是为手头特定任务和使命选择组织结构。”管理者应当专注于战略与结构是否匹配，而不是盲目寻求最佳结构。
在行业面临严监管和大洗牌的巨大考验下，“精细化管理”是我们作出的应时之举，而组织架构的精细化则是精细化管理的第一个环节。
保质量 岗位职责不断精细化
前处理车间一步制粒工序开工前，质量部质量监督组组长胡立朋早早地就来到了生产现场，对照着一张表格进行逐项检查、一一记录，“车间QA现在人手一个文件夹，不要小看这个文件夹，这可是我们‘保质量’的精细化管理动作”，检查结束后，班组长要对检查出的问题进行签字确认，及时整改。文件夹中，有这样的四份表格：生产前及生产结束现场检查登记表、质量监督现场检查项目表、车间培训评估表、中药饮片前处理生产过程监控记录表，涵盖了前处理车间从人员、物料到设备、生产操作等生产全过程各环节的质量风险点。工作表格化后，现场监督检查更加规范化、标准化，避免了随意性和遗漏项，对现场管理的规范化起到了很好的促进作用，质量监督的活力也重新焕发，这些变化很大程度上受益于车间QA、QC岗位职责的不断精细化。
今年，执行厂长安少凯上任后，经过一线调研后发现：车间QA人员配置和精力难以把职责内全部工作做到精细化。工厂讨论后决定增设QC，重新划分岗位职责，让QA、QC回归其位。调整后，QA从取样、送样等检验职责中脱离出来，有了更多的时间、精力在生产现场，强化了应有的现场监督职能。同时岗位职责更加精细化，像生产过程与生产现场的监督管理，岗位职责中明确了每日、每班现场检查两次的工作标准。岗位职责精细化后，使得质量监督工作逐步表格化、量化成为可能，将在提升现场管理水平、确保产品质量上创造出更大的业绩。
优服务 流程模板不断精细化
随着公司的良性发展，对人才吸引力度不断加大，新鲜的血液不断补充进来。截止7月份，三部一厂新员工达到了14%。如何更好地留住人、培养人，“让合适的人上车、让不合适的人下车”是人事行政部一直思考的问题。围绕着“人”的精细化管理，人事行政部从员工试用期访谈入手，不断细化、优化流程模板，产生了许多高效动作。
访谈时间的选择很关键，人事行政部发现入职第一个月是新员工心理波动最大的时间，技能提升、文化学习、团队融入等方面问题最为集中，也最渴望被关注。在这一关键节点与员工进行访谈，了解情况、答疑解惑，一定是顾客所需要的。如何开展访谈呢？一开始，访谈人员的安排是随机分配的，一段时间总结发现：每个人访谈角度不同，关注的点太过分散，使得访谈内容不聚焦，给后续跟进服务、指导带来困难。发现问题后，及时对流程进行了优化，确定了“一对一全程访谈”，一名HR业务伙伴全程跟进一名试用期员工直到转正。同时，员工服务组、政策薪酬组、好习惯训练营全面协同，对访谈内容进行了细化。由最初粗略的访谈提纲到现在已经表格化，形成了试用期面谈表、转正面谈表，并针对生产和管理不同的岗位性质，在理念文化、工作技能、意见建议等内容上作了区分，各有侧重。这样问题就迎刃而解了。通过试用期访谈，人事行政部不仅能及时掌握新员工的思想动态，还对员工在薪酬、工作时间、食宿等方面的疑虑，及时沟通协调解决、给予指导。疑虑打消了、心结解开了，员工满意了，工作自然也顺畅了。
随着访谈流程的细化、优化，人事行政部已经形成了一套完善的模板，在有效动作会人事经理会上作了分享，供大家学习复制。顾客第一、服务他人，人事工作“精细化”需要站在员工角度来思考，流程模板的不断精细化也使得人事行政部工作越来越高效。
防风险 动作习惯不断精细化
为了更好地落地工厂精细化管理目标，制剂车间认识到必须要让员工形成好的动作习惯，决定从卫生管理、定置管理的精细化抓起，产生了哪些高效动作呢？
车间管理者率先垂范，周服务会上分享了“制剂车间办公室现场精细化管理工作标准”，明确了职责分工、卫生要求及定置标准，先从管理人员做起，起到带头示范作用。同时，还优化了车间卫生间的清洁规程和清洁标准，细化到洗手池、便池、地面的清洁频次。精确到每一个岗位、每一项工作，都有明确的工作标准，每一位员工都要严格遵守执行，传递出一种全员的“精细化管理”意识，没有人可以例外，并在晨会、班前会、周会上层层宣导。7月份，11名员工表现突出受到奖励，登上了车间的光荣榜，积极落地精细化管理的风气正在形成。
除此之外，生产现场的定置管理也在不断优化，车间讨论决定把原先的定置图改为所需定置的物品、具体位置及标准的文字描述，并划分区域加贴指示标签。这样使得定置管理变得更加精确，更便于执行。同时，各班组结合自身工作梳理出了精细化管理动作，像批记录规范填写、生产现场及时清洁、状态标识正确悬挂，都是日常工作中最容易疏忽的点，也是最需要精细化的点。接下来，质量监督和车间管理人员将通过加强“日巡、周检、月飞”，不断强化现场管理，直到员工养成规范化操作的习惯。“车间确定了标准，按照标准长期执行、重复下去，动作习惯自然而然就形成了”，制剂车间对8月底达成工厂精细化管理目标充满信心。
组织架构、岗位职责、流程模板是精细化管理的三个要素，长期、一贯、一致地不断“精细化”，动作习惯精细化的目标一定会实现，可持续卓越业绩也一定会随之而来！
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