为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订。
《党政机关公文格式》国家标准按照《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。该标准的实施，有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。
一、范围
本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
二、术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
1. 字 word
标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。
2. 行 line
标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
三、公文用纸幅面尺寸及版面要求
1. 幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
2. 页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
（一般页边距可以为：上38mm,下36 mm,左28 mm，右26 mm。）
3. 字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
4. 行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，不能外溢。特定情况可以作适当调整。
（行距一般为单倍行距，特定情况可以作适当调整，但一篇材料中的行距应该一致。）
5. 文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
四、印制装订要求
1. 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
2. 装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
五、公文格式各要素编排规则
1. 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，页码位于版心外。
2. 份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
3. 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
4. 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
5. 标题
一般用2号小标宋体字，不再加粗，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（标题中，除法规名称加书名号外，一般不加标点符号。如有副标题，可用3号楷体。）
6. 主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
7. 正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段首行左空二字，回行顶格，文中结构层次序数依次可以用 “一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
（应尽量不使用自动换行功能，否则易造成文档混乱。文中结构层次中，第一层用顿号，第二层不加标点符号，第三层用齐线墨点而不用顿号，第四层不加标点符号；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注（非正式公文的一般材料，字体可灵活掌握，通常使用宋体的时候较多）。四个层次可灵活使用，不是必须同时具备。无论几层，小标题如单独成行，句尾不加标点。引号、书名号之间的顿号可用可不用，但全篇一定要统一。省略号后不加标点。“第一”“第二”“首先”“其次”后用逗号。）
（公文中禁止使用繁体字、异体字、二简字（特殊情况除外，如书法艺术作品、题字招牌等手书字，应加题注）；还应谨慎使用拼音和英文，在混合使用时，应突出规范汉字，英文或拼音处于辅助地位；成文后也不得出现手动修改添加的痕迹。）
8. 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
9. 加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
10. 不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
无论盖章与否，无论题目中有无发文机关名称，都要最后署名，不得出现只有时间现象（2012年7月1日后的标准中规定必须有署名和日期）。
11. 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（以2012年7月1日为界，以后的成文日期用阿拉伯数字。注意的情况：不能缩写，如：13年4月；不能多写，如：01月02日；一般不大写，更不能写成汉字，如零、伍、肆；如果大写，“〇”不是英文“O”，不是数字“0”，应是圈“〇”，“〇”在特殊符号中可找到插入。）
12. 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
13. 页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。对开装订的如此办理，单页面装订居中即可。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
六、公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。无论横排或竖排，要求同公文正文要求一致即可。
