实行“整零分开”,明确整散件库区人员的工作责任
对于上了一定规模的每日中小客户销售订单量占当日销售订单总量40%以上的医药流通企业,就应该在仓库实行药品存储的“整零分开”.
药品的整零分开,是指凡是整件箱(未拆过箱)药品存储在整件库,凡是零头药品(已经拆箱)都放在专属的散件库区.整散件药品库区都有专职的保管员、发货员、复核员,互不串岗,只从事各自库区内的药品的保管、拣货发放、出库复核工作.
实行整零分开,必须对药品进行合理的剂型划分,既要满足GSP管理要求,更要适当平衡散库区发货员的工作量.一般而言,每个散货发火员管理药品不要超过400个品规.实行整零分开后,最大的好处是可以明确药品的责任人,能有效减少药品发货的差错率,能实现快速盘点,并且在整件库配合使用重型整货架可以有效提高库房的空间利用率,对药品的仓储管理有极大好处.
选择适合的信息化系统,最大限度的支持业务流程
医药流通企业的信息化系统,必须支持药品的GSP管理,支持对大量数据的查询与统计工作.由于药品的存储是按照一定剂型的标准划分的,如果仓库实现了整零分开,系统需要打印从整件库到散件库的移库单(也就是补货单)和出库单.一般而言,对于这类仓库,建议配置高速打印机,集中打印单据,由专人将单据分配到各整散件库区并进行拣货作业.整零分开后的仓库,信息系统尤其要支持对散件库区的药品的补货作业,规则计算不当极有可能造成员工每日的工作量剧增.
如果信息系统功能再强大一些,可以针对药品的价格提供“批次管理”的功能,针对每一批次的药品,针对其不同价格要求销售开票员在不同的开票价格范围内进行销售.根据企业的销售习惯,应给保管员提供类似“库存批次锁定”的功能,对有多个批号的药品保管员可以选择其中的几个批号进行库存锁定操作.对已锁定批号的药品,开票员可以看见但却无法销售,这样充分可以保证仓库内无积压的零头药品,避免库存损失.
信息系统的选择,一定要以企业的销售结构、作业的实际情况为准,不能一味地追求所谓的最先进、最完善.
加强制度建设,坚持GSP管理条款
客观地讲,我国仓储行业普遍以体力劳动为主,甚至苏北、西部省份等地区的医药仓库,临时工占了库房工作人员的很大比例,工作人员整体上素质比较低,这就要求我们的医药仓储者更要加强制度建设,以制度来规范仓库的日常管理.
一般而言,凡是通过国家GSP认证的医药企业,都是有条件完全按照GSP要求来作业的,只是不少企业站在成本与作业便利性的角度考虑在管理上进行了“偷工减料”.对此,医药行业的仓储管理人员应将重点放在药品的剂型划分与货位维护上,用制度来落实日常的移库管理、报损溢管理、出入库管理、药品养护管理、发货复核管理等工作.
就目前我国医药仓储行业从业人员整体素质偏低这个现状而言,在日常管理中尽可能避免“人治”是现在许多企业的当务之急.
加强员工的现场培训,提高作业技能
针对我国医药仓库大多还是以人力作业为主的现状,加强员工的现场培训是很有必要的.对卸货工、发货员、保管员、复核员,应该由精通GSP管理标准的质量主管定期对其进行现场作业的抽查与培训.
对一线作业人员的培训,时间不需要长,每日上班前花二十分钟对人员进行分库区、分岗位培训,将培训与制度的执行、绩效的考核结合起来是很有效的.笔者曾兼任某上市医药集团一个物流中心的物流总监,仓库有员工近百人,日销售量在180万-240万之间(散件为主),对员工的现场培训是物流中心管理人员的日常工作之一.笔者经验显示,经过质量主管对整散件发货员每日进行现场跟踪培训与抽查后,员工作业的责任心大大提高,发货差错也明显降低.
于任务驱动的方式优点在于可以有效平衡库内人员的作业工作量. 一项工作可以由单人负责,或者由多人同时完成.能够有效提高仓库作业效率; 同时也便于记录库内工作人员每个作业动作.用于计件工资计算和业绩评估. 另一个优点是能够更好转换为WCS, 或者AS/RS 设备能够理解的行为,进行全自动作业.基于任务管理后, 作业人员接收到的指令得到了有效简单化, 降低了人员能力要求的同时也大大降低了错误率.
对于仓库内部作业资源进行管理,全面实现作业计件,按作业量进行考核.包括:手工作业人员,叉车作业人员等.所有的作业资源按照属于某个具体库区. 即该资源只能负责一个库区的作业动作. 当完成作业资源设定后,就可以在作业流程中对于作业资源的使用情况进行跟踪记录,并在此基础上进行分析和考核。
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