连锁药店商品管理部工作流程

总则

☑ 制定目的

为加强商品部部门管理，明确工作目标、工作流程和各岗位分工，提高工作效率，特制定本规章。

☑ 适用范围

凡公司商品部人员适用本制度管理。

一、部门组织结构图：

二、岗位职责

（一）、商品部经理

1、认真贯彻执行公司的经营方针和新的理念，全面负责本部门各项工作；

2、通过市场调研，结合顾客需求，制定本部门商品管理年度规划，以及各工作岗位管理细责。

商品部经理岗位以研究公司商品品种、质量、品类组合为核心工作，参考市场上竞争对手的商品信息，以有效满足顾客需求为己任，做到不断货、不缺货，及时准确地为门店提供商品服务和引导，在商品环节为门店提供最大保证。

1）了解供货厂商产品动态，比较分析门店商品，作好更新和淘汰工作。

2）收集行业新特药最新信息，找出有价值品种积极洽谈和引进。

3）研究知名连锁医药企业商品销售数据和产品组合，为本公司商品引进和淘汰提供指导。

4）研究各门店商品结构和商品价格组合，合理配制低利润商品和高毛商品，作好优质商品引进，滞销品淘汰工作。

3、流程设计：合理规划商品部各岗位流程，制定标准流程规范；

4、流程监督：监督指导本部门各岗位工作的运行情况,具体工作内容如下：

1）计划采购工作的管理，保证不遗漏、不缺货、不断货。

2）商品入库和商品调拨，核实商品数量，作好商品质量验收工作。

3）库房仓储和发货工作，检查库房商品是否按GSP要求分类摆放，商品仓储安全和发货准确，并定期盘点库存。

5、商品控制：按商品的品类、品牌、品种，控制总库商品存销比，动态掌握配送中心与门店库存商品的库存水平和比例分配。

动态调剂门店需求、存货。指导公司进货和库存关系的调整，审核采购计划和订单，跟踪采购作业。

汇总门店采购计划，保证配送中心向门店适时、适量、适地商品供应，减少断/缺货率。及时组织公司季节、节庆商品。对效期商品、促销商品、滞销商品的管理和组织。

门店专柜专柜商品的调控和管理。定期分析门店商品动销状况，及时调整不适销商品，规范门店补货计划。

6、指导和审核店长工作：指导和审核店内商品进货品种、数量和批次的合理性，指导和监督店内商品陈列。

7、做好与公司各部门间的协调和沟通工作，保证公司各项工作合理有序。

8、完成本部门员工的考评工作。

（二）品类管理员

1、根据商品部年度商品管理计划，制定月度商品引进和淘汰计划

2、分析各门店商品销售数据，合理配制店内品类组合，为门店进货提供指导。

3、通过各类数据分析和信息收集、整理，引进优质商品。

4、根据门店反馈信息，做好老品淘汰工作。

5、新品、促销、带费商品管理。

6、效期、滞销商品管理。

7、促销活动特价商品管理和买赠政策。

8、政府限价商品调整。

9、每月新引进商品培训和资料下发，淘汰品的说明。

10、了解化妆品、日用品、保健品等非药商品特性，消费者偏好，消费习惯，为各门店提供适销对路的产品组合。

11、做好新品谈判工作，要求厂家必须提前通知断货、涨价信息。

新品采购流程

老品淘汰流程

（三）商品采购

1、根据新品采购计划、未配商品汇总、动态盘点等信息，情况制订月度商品采购计划，并做好季节性产品备货工作。

2、根据所制定的月计划并参考进货订单报公司、业务员和厂家的计划。

3、商品到货后核对随货同行与发票金额是否相符，检验报告单是否齐全并做好记录。

4、做好购货商品打款登记工作，每月根据到货和付款情况与财务对帐。

5、门店返货登记和处理。

6、厂家返点记录。

（四）入库员

1.按GSP要求负责所以有商品的入库具体工作如下

（1）接到验收凭证后进行商品入库（公司商品直接入库，如有数量、批号、效期有差异通知采购员与商业公司进行沟通，解决后方可入库。业务员商品与我公司采购员核对数量与单位，采购员确认后方可入库，如有数量、批号、效期有差异通知采购员与业务员进行沟通，解决后方可入库）

（2）新品入库时，验收完成后查看随货同行是否符合GSP要求，并询问质检部手续是否符合GSP要求，根据质检部提供的信息确定入库标识，建立新品完成后进行入库。

（3）入库商品有差异时，如能减款直接进行减款，不能减款时通知复核员进行记录以便下次来货时及时向厂家索要。

（4）商品价格有变动时及时通知采购员进行调价，并发送工作日记。

（5）商品入库完成后负责将票据传送到库房,由复核员验收,核对后签字。

（6）为各门店办理自行采购商品的入库出库手续。

（7）辅助复核员进行商品的复核。

（8）配合质检部进行商品查询

2.负责办公用品库,中药库所有商品的入库工作

中药库，接到随货同行后进行入库（如有新品建立新品，并及时询问中药营业员新品的零售价格。如商品价格有变动时及时进行调价并发送工作日记）入库完成后把商品调拨至各门店，并把票据按GSP要求扣戳、签字。

办公用品库，接到验收凭证后进行商品入库（如有新品建立新品）

3.负责GSP及G票据的整理工作,整理结束后打印送至财务部门.

4.每月底负责打印药品的购进记录,质量验收记录,采购计划,(商品库及中药库)

5.负责大库月度退货记录制作，包括直营店、加盟店.

（五）调拨员

1、每周一，四负责为直营店出库，负责传递出库票据。

2、每周二，三，五，六为公司加盟店出库，传递出库票据。

3、每周一，四在各门店生成之前整理新到商品，并且与计划员及时沟通分配到各门店。

4、每月一次为各门店进行办公用品的配送(特殊情况除外)

5、每日下班前，做一次出库票据的审核工作，防止销票现象发生。

6、随时做好为门店大宗商品的销售的出库工作。

7、负责填写GSP要求的退货记录。

（六）库房保管、出库配货

库房保管员岗位

负责大库商品的陈列、储藏、安全管理。

1．库房管理工作，要注意商品的安全，努力防止商品的损坏和失窃。

2．严格按GSP分类原则陈列药品，处方药与非处方药、内服药与外服药、药与非药、易串味与一般药品分开陈列，中药饮片与中成药按品种、用途分类摆放，标签使用恰当，放置准确，字迹清楚，准确标明品名、产地、规格、价格等，便于保管和配货。

3．危险品只能陈列代用品或空包装。

4．凡质量有疑问的药品，一律不予上架销售，并存放于退货专柜。

5．库内严禁储存三无产品，质量不合格产品，不得代储私人药品。

6．及时向部门领导反应缺货情况，并督促补货，检查库存药品是否都上货架，所缺商品是否有补救措施，所有药品均按先进出原则出库。

7．毒性中药饮片应专柜存放，专人管理。

8．拆零药品应集中存放于拆零药品专柜。

9．防火、防盗、防水、防台风、防停电等防范措施。

库房出入库复核员岗位

1、严把药品出库关，对出库药品严格进行核对与质量检查，保证出库药品的品种、规格、数量准确无误，质量完好，包装及标签符合规定要求

2、药品出库应遵守“先进先出”近期先出和按批号发货的原则；

3、验收员应根据凭证所列药品品名、规格、厂名、数量与实物逐项核对，并做好出库复核记录；

4、填写入库商品差异记录，当下次相关厂家来货时，及时索要调整记录。

5、有下列情形时停止发货：

1）药品包装有异常响动和液体渗出；

2）外包装出现破裂，封口不严，封面严重损坏等现象；

3）包装标识模糊不清或脱落；

4）药品已过有效期；

5）其他不符合药品规定的。

库房养护员岗位

岗位职能：承担本企业在库药品及质量检查和养护工作，采取有效方法保证在库药品质量的稳定；

1、严格执行本行业企业制定的药品养护管理制度和药品在库养护程序，在质量管理部门的技术指导下，具体负责在库药品的养护和质量检查工作；

2、指导仓库保管员正确分库，分类存放和堆垛药品，实行色标管理，检查并纠正药品存放中的违法行为；

3、检查在库药品的储存条件，指导并配合保管员做好库房温、湿度测量和管理工作，每日上下午两次定时对库房温、湿度进行检测和记录；

4、坚持预防为主的原则，根据库存药品流转情况和季度变化确定重点养护品种及养护方案，拟定药品养护检查方案；

5、根据养护计划对库存药品进行定期循环质量养护检查，一般药品每季检查一次，近效期、质量质变的药品应增加检查次数并做好养护记录；

6、根据药品特点，采取正确的方法进行科学养护，对中药材、中药饮片应根据气候环境变化，采取干燥、除湿等相应的养护措施；

7、养护检查中发现质量有问题的药品，应通知暂停发货并及时通知质量管理人员复查处理

建立健全药品养护档案，重点品种包括：

（1）、发生过质量问题的药品；

（2）首营药品；

（3）质量已发生变化的药品；

（4）储存时间过长，近效期的药品。

8、每月汇总分析和上报养护检查，近效期和长时间储存的药品质量信息，为药品的质量工作的评审提供切实可靠的依据，做好近效期药品的管理工作，按月填写近效期药品催销表。

9、正确使用养护仪器设备，温湿度监控仪器，计量仪器及器具，确保他们正常使用。

10、负责计量管理工作，保证公司所有计量器具的正确性；

（1）在库药品储存的正确性；

（2）在库药品质量养护准确；

（3）重点品种的养护率；

（4）药品养护记录和档案的规范性；

（5）设备、仪器、计量器具等的使用、管理情况。

质量验收员岗位

1、严格执行{药品质量验收管理制度}和{药品质量验收程序}坚持“质量第一”的观念，认真贯彻执行{药品管理法}{医疗器材监督管理条例}{GSP}等法律法规；

2、按照法定标准和合同规定的质量条款对购进产品、退回残品的质量进行逐批收购，并按规定进行验收记录；

3、验收时对产品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明文件进行逐批验收，并按规定做好验收记录；

4、质量检查时应按{产品质量验收程序}规定的方法进行抽样，以保证抽取的样品具有代表性；

5、验收首营品种时，应索取并检验该批号产品的质量检验报告书；

6、验收进口产品时，应索取符合规定的{进口产品注册证}或{锦州产品检验报告书}复印件，并加盖供货单位原印章；

7、验收过程中发现有质量异常情况或有假、劣产品嫌疑时，上报管理部门负责人；

8、开箱验收后应将包装复原；

三、商品部考核管理

商品部经理按照各岗位考核指标对本部门各岗位人员进行考核评分，每月2号之前将评分结果报人力资源部，各岗位人员工资奖金按考核得分发放。

考核方式

采用直接领导负责制，即部门经理考核部门各个岗位，为其打分。商品部经理由主管副总/总经理和人力资源部共同考核。

考核指标制定

部门各岗位考核指标由公司人力资源部、本部门经理和相关岗位人员共同确认；商品部经理考核指标由主管副总/总经理、人力资源部、商品部经理本人三方共同确认；

考核指标增减、修改

考核指标的增减、修改及各考核指标权重修改，必须经过部门经理、人力资源部、本岗位人员共同确认。

指标提供

各类数据指标分别由商品部、门店部、财务部提供，各数据提供部门必须保证数据真实性和客观性，如发现数据差错或不实，追究相关人员责任。

考核管理

各岗位考核严格按照考核项目、评分标准认真打分；

评分结果分为A（90分以上）、B+（80分—90分）、B（70分—80分）、C+（60分—70分）、C（50分—60分）、D（50分以下）

A级员工：拿全额奖金，连续三个月评分A级或连续六个月评分在B+到A级，上调一级基本工资，做为升职依据。

B+级员工：奖金发放90%，

B级员工：奖金发放80%

C+级员工：奖金发放70%

C级员工：奖金发放50%，限期调整，半年不提升，考虑调岗。

D级员工：无奖金，限期调整，连续2个月评分不达标，调岗或辞退。

商品部经理考核指标

指标名称	计算方法或依据	评分标准	权重	实际完成	得分	备注
1、调整商品结构指标（品类分析岗位效能提高）	品类分析岗位前四项指标，完成率	四项完成率x 30	30
2、门店动销率达标	指导门店优化库存结构	达标百分率x10	10
3、门店毛利率达标	指导门提高毛利率水平	达标百分率x10	10
4、未配货商品比例	对应商品采购岗位第一项	该项完成率x 15	15
5、大库商品管理	对应库管岗位1-8项，取总分	该项完成率x 10	10
6、部门各岗位考核打分	按时打分，每月2号前上报，并提供打分依据和相关表格	延迟上交一天扣2分；打分错误一项扣2分	10
7、工作计划和总结	按时上交	延时上交扣2分，填写不完整扣1分	5
8、总经理安排的其他工作			10
9、重大贡献或避免损失	加分项		加分项10分

品类管理岗位考核指标

指标名称	计算方法或依据	评分标准	权重	实际完成	得分	备注
1、新商品引进数量	要求每月引进30个新品以上，引进的品种经部门经理审核通过，并在月底前完成门店上架	通过审核品种达到30个以上并且在月底前完成上架15分，少一种或晚上架一种扣1分（首营商品允许时间推迟15天）	15			30个新品允许有3个名品，其余商品毛利超过50%，且预期有较高销量
2、最近2个月新商品销售数量对比	数量与同品类商品平均销量比较	70%新品达到平均销量得15分，同时40%销量翻番得20分；50%达到平均数得10分，同时40%销量翻番得15分；60%对应12分，同时40%销量翻番得17分；90%对应20分	15
3、新商品库存周转率	各门店销量汇总比大库进货量	70%以上15分；60%12分；50%10分；40%8分；30%5分；低于30%0分	15
4、顾客使用反馈调查	抽取20名使用过的顾客做电话回访	满意度70%10分，80%及以上15分，60%7分，50%5分，低于50%0分	15
5、每月淘汰商品数量	1、不动品2、问题品3、顾客满意度低的商品（门店必备品除外）要求提供淘汰品登记表，注明淘汰原因，经部门经理审核；	不少于15个，少一个扣1分（新商品顾客满意度低于50%的，需要淘汰）	15
6、填写各类表格	新品增加审核表旧品淘汰登记表、门店商品信息反馈表	每月2号前上交，少一张扣5分，填错一项扣1分。	10
7、新品培训工作	每月按时培训	每月2次以上新品培训，下发资料	5
8、工作计划总结上报	按时上交		5
9、部门经理安排的其他工作			5

商品采购岗位考核指标

指标名称	计算方法或依据	评分标准	权重	实际完成	得分	备注
1、配货商品比例	完成配商品占计划配货商品比例	95%，96%，97%，98%分别对应60，70，80，100分	35
2、每季热销商品是否有缺、断货	连续2周未配货则视为缺货，门店商品信息反馈表	缺货断货品种1个扣2分，2个扣4分，3个扣6分，4个扣10分	10
3、大库商品合理库存比例	每款商品库存数量超过最高限和低于最低限，视为不合理；到货时间20天以上远途厂家商品存货量为3个月平均销量，近途厂家商品为1个月平均销量	淘汰商品、因价格调整、季节性原因特别备货商品除外。差一项扣一分	25
4、打款登记和差错率	要求为每个进货厂家建立订货、到货、打款登记表	检查重复订货、重复打款、打款金额出错，错误一项扣5分	10
5、填写各类表格	返货记录表和问题商品处理记录厂家往来记录断货商品记录说明	每月月底检查，漏填1项扣1分	10
6、商品涨价或政府调价备货情况	加分项	要求采购员填写特别备货说明，部门经理打分	加分3-5分
7、部门经理安排的其他工作		考察其他工作完成情况和工作态度	10

入库员岗位考核指标

指标名称	计算方法或依据	评分标准	权重	实际完成	得分	备注
1、按GSP要求入库	商品入库手续齐全符合GSP要求	质检部打分，有手续不全要入库的，必须上级领导签字确认，并且要求在一定时间内补全手续。有不符合要求入库的，发现一次扣2分，未及时补全手续的，一次扣2分	10
2、商品入库验收工作	商品包装无明显破损、数量一致，发现商品问题填写登记表递交商品采购员	1、检查工作记录完整。2有底盘点检查库存商品有无破损，属于入库破损未发现的，1项扣2分	10
3、商品入库验收工作是否及时完成	协助库管员完成入库工作		10
4、核对商品进货价格	核对随货同行单进货价，进价有变动时，及时与采购员核对，另外，查看新品是否有零售价	商品到门店后发现进货价变化，零售价未及时调整，或新品没有零售价，一次扣2分	10
5、大宗办公用品入库注明用途去向		检查发现用途去向不明的，一项扣2分	10
6、器械类商品到货检查	发现问题产品，并登记记录，通知商品采购联系厂家退换货	检查每月门店返货记录，考察器械类商品进货环节质量问题返货，1件扣2分	20
7、填写各类表格	返货记录表和问题处理记录		10
8、部门经理安排的其他工作			10

调拨员考核指标

指标名称	计算方法或依据	评分标准	权重	实际完成	得分	备注
1、出库单据的传递审核及时完成	部门经理做直营店和加盟店信息反馈调查，调查对本岗位满意度	一个门店提出问题扣5分，以此类推	30
2、加盟店商品推荐工作	推荐优质商品给加盟店，计算平均利润增长率	1年以上加盟店同比利润增长10%30分，15%35分，20%40分，25%45分，30%50分，5%25分以此类推	50
3、退货记录按GSP标准完整填写	每月按时完成	质检部考核	10
4、调拨过程中检查批发价格是否合理	加分项，要求做好记录工作	部分经理查看工作记录表，给予打分	加分项，加5-10分
5、部门经理安排的其他工作			10

库房人员考核标准

指标名称	计算方法或依据	评分标准	权重	实际完成	得分	备注
1、是否按时完成出入库工作	周一、四锦州出库（下午1：30前）、凌海市内备货；周二、五凌海市区出库（上午10点前），下午加盟店备货、出库（下午1：30前）；周三、六加盟店出库	超出规定时间半小时扣2分，超出1小时扣5分，扣完为止。例外处理：1、停电。2、检查。3、月末盘点。	35
2、库房商品是否按GSP要求分类摆放	划分分担区，分块负责，发现问题相关责任人扣分	质检部考核打分	10
3、标签完整、正确	每月定期检查评分	质检部考核打分	5
4、商品污渍、变质、破损情况	每月定期检查评分	商品盘点查看，一项扣1分	5
5、库房设施设备	每月定期检查评分	商品盘点查看，一项扣1分	5
6、库房卫生安全	每月定期检查评分	检查库房卫生、安全（发现有人员在库房内吸烟一次扣5分）	10
7、商品数量盘点	核对商品数量	错一项扣一分	20
8、商品批次盘点	按先进先出原则，核对商品批次	错一项扣一分	10